De beste gratis tool om online afspraken in te plannen.
Je kent het wel: dagenlang heen en weer mailen om één afspraak te prikken.
Eindelijk een datum gevonden, maar dan blijkt je agenda al vol. Herkenbaar? Online afspraken plannen bespaart je enorm veel tijd en gedoe.
In plaats van eindeloos te typen, stuur je gewoon een linkje. De ander kiest zelf een geschikt moment. Dat werkt sneller en voelt professioneler. Vooral als je net begint, wil je niet meteen geld uitgeven aan dure software.
Gelukkig zijn er uitstekende gratis tools die precies doen wat je nodig hebt.
In deze gids ontdek je de beste opties voor 2026, zodat je direct aan de slag kunt.
Waarom online afspraken plannen?
Stel je voor: je stuurt een e-mail met drie mogelijke tijdstippen. De ontvanger kiest optie twee, maar jij hebt die alweer vergeven.
Terug naar de tekentafel. Dat heen-en-weer mailen kost niet alleen tijd, maar geeft ook een rommelige indruk.
Online tools regelen dit automatisch. Je koppelt je agenda en de tool ziet direct wat vrij is. Geen dubbele boekingen meer.
Een ander groot voordeel is de automatische agendakoppeling. Zodra iemand een afspraak inplant, staat die direct in jouw kalender. En omgekeerd: als je zelf iets vastlegt, is die tijd geblokkeerd voor anderen. Dat voorkomt frustratie en zorgt voor een soepel overzicht.
Je hoeft niet langer na te denken over tijdzones; de tool rekent het voor je uit.
Ideaal voor wie met internationale klanten werkt. Wie online afspraken plant, straalt professionaliteit uit.
Je bent bereikbaar, maar niet altijd beschikbaar. Dat voelt voor de ander prettig. Bovendien bespaar je tijd die je kunt besteden aan waar je écht goed in bent.
Geen gedoe meer met agenda's bijwerken. De tool doet het werk voor je.
Essentiële functies voor een planner
Niet elke tool is even geschikt. Kijk naar functies die jouw leven makkelijker maken.
Een buffer-tijd instellen is essentieel. Je wilt niet direct na een meeting alweer voor de camera zitten.
Een buffer van vijf of tien minuten geeft je even ademruimte. De tool plant deze tijd automatisch tussen twee afspraken in. Tijdzone-ondersteuning is een andere must-have.
Werk je met klanten over de grens? Dan wil je niet telkens rekenen hoe laat het ergens is.
Een goede tool herkent de tijdzone van de planner en toont beschikbare slots in de juiste tijd. Dat voorkomt misverstanden en gemiste afspraken. Een eenvoudig reserveringssysteem hoort er ook bij. De tool moet intuïtief zijn, voor jou én voor je klanten.
Iedereen moet binnen een paar klikken een afspraak kunnen inplannen. Geen ingewikkelde formulieren of lange aanmeldprocessen.
Kies een tool die werkt zonder dat je een handleiding nodig hebt.
De beste gratis tools van 2026
Er zijn veel opties, maar twee springen eruit in 2026: Zoho Bookings en Calendly. Beide bieden gratis plannen die voor de meeste gebruikers meer dan voldoende zijn om je online agenda te beheren. Hieronder bespreek ik ze kort, inclusief voor- en nadelen.
Zoho Bookings
Zoho Bookings is een sterke speler voor kleine bedrijven en freelancers. De gratis versie is robuust en biedt veel functies zonder kosten, zeker als je het combineert met de beste gratis CRM-systemen voor freelancers en zzp'ers.
- Prijs: Gratis, betaalde plannen vanaf €8 per maand.
- Voordelen: Onbeperkte boekingen, sterke integraties, eenvoudige interface.
- Nadelen: Beperkte event-types in de gratis versie, sommige geavanceerde functies ontbreken.
Je kunt onbeperkt boekingen aanmaken, wat uniek is voor een gratis plan. Daarnaast koppelt Zoho Bookings naadloos aan je Google Agenda en andere Zoho-apps.
Calendly
Voor wie net begint en geen limieten wil, is Zoho Bookings een uitstekende keuze. Het voelt niet als een 'light' versie, maar als een volwaardige tool. Calendly is misschien wel de bekendste afsprakenplanner.
- Prijs: Gratis, betaalde plannen vanaf €10 per maand.
- Voordelen: Zeer gebruiksvriendelijk, goede integraties, breed ondersteunde tijdzones.
- Nadelen: Maximaal één event-type in de gratis versie, geen buffer-tijd standaard.
De gratis versie is simpel maar effectief. Je kunt één type afspraak aanmaken en onbeperkt boekingen ontvangen.
Setmore
Ideaal voor solopreneurs die één dienst aanbieden. De integratie met Google Calendar en Outlook verloopt soepel. Calendly is perfect als je snel wilt beginnen zonder complexiteit. De tool voelt direct vertrouwd en werkt intuïtief.
- Prijs: Gratis, betaalde plannen vanaf €12 per maand.
- Voordelen: Meerdere teamleden mogelijk, eenvoudige boekingspagina, mobiele app.
- Nadelen: Limiet van 50 boekingen per maand, minder integraties dan Zoho.
Setmore is een andere sterke optie, vooral voor kleine teams die ook kijken naar de beste gratis projectmanagement-tools. Het gratis plan biedt tot 50 boekingen per maand, wat voor veel starters voldoende is.
Appointlet
Je kunt meerdere teamleden toevoegen en klanten laten kiezen wie ze willen ontmoeten.
- Prijs: Gratis, betaalde plannen vanaf €9 per maand.
- Voordelen: Onbeperkte vergaderingen, goede integraties, eenvoudige instelling.
- Nadelen: Beperkte aanpasbaarheid, geen buffer-tijd in de gratis versie.
Setmore is handig als je met een klein team werkt en niet te veel boekingen verwacht. De app is handig voor onderweg. Appointlet richt zich op sales- en marketingteams.
De gratis versie biedt onbeperkte vergaderingen, maar wel met beperkte event-types. Integratie met Google Calendar en Outlook is standaard. Appointlet is ideaal voor wie veel afspraken plant, maar niet te veel functionaliteiten nodig heeft.
Integraties met andere software
Een goede planner sluit naadloos aan op je bestaande tools. Google Calendar-synchronisatie is onmisbaar. Zodra je een afspraak plant, staat die direct in je kalender.
En andersom: als je een afspraak toevoegt aan je agenda, blokkeert de tool die tijd automatisch.
Videobel-integraties zijn steeds belangrijker. Veel tools bieden Zoom of Google Meet direct in de afspraaklink.
Dat betekent: één klik om te bellen, zonder extra stappen. Handig voor remote werken. Ook integraties met CRM-systemen of e-mailmarketingtools zijn waardevol.
Zo koppel je afspraken direct aan je klantgegevens. Niet alle gratis tools bieden dit, maar Zoho Bookings en Calendly doen het goed.
Beperkingen van gratis abonnementen
Gratis tools zijn geweldig, maar ze hebben vaak limieten. Een veelvoorkomende beperking is het aantal boekingen per maand.
Bij Setmore is dat 50, bij Calendly en Zoho Bookings is het onbeperkt.
Bedenk hoeveel afspraken je verwacht. Event-types zijn een andere valkuil. Veel gratis plannen staan maar één soort afspraak toe.
Wil je verschillende diensten aanbieden? Dan moet je snel upgraden.
Zoho Bookings biedt hier meer flexibiliteit. Betaalde functies, zoals betalingen accepteren of geavanceerde rapportages, zitten vaak achter een betaalmuur. Voor een simpele planner is dat prima, maar groeiende bedrijven zullen snel moeten upgraden.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste gratis tool voor online afspraken?
Zoho Bookings en Calendly worden vaak als de beste gratis opties voor 2026 beschouwd.
Kan ik mijn Google Agenda koppelen aan een afsprakenplanner?
Ja, de meeste tools bieden een synchronisatie met Google Agenda om dubbele boekingen te voorkomen. Wat is 'buffer-tijd' bij het plannen?
Buffer-tijd is de pauze die automatisch tussen twee afspraken wordt ingepland. Zijn er gratis tools zonder limieten?
De meeste gratis plannen hebben beperkingen, zoals een limiet op het aantal boekingen of event-types. Kan ik betalingen accepteren via een gratis planner?
Sommige tools bieden deze optie, maar vaak is dit een betaalde functie.
Aanbevelingen per budget en gebruik
Voor wie net begint en geen geld wil uitgeven, is Zoho Bookings de beste keuze. Onbeperkte boekingen en sterke integraties maken het een volwaardige tool.
Calendly is ideaal voor wie eenvoud wil en één dienst aanbiedt. Setmore is geschikt voor kleine teams met een beperkt aantal boekingen. Als je internationaal werkt, kies dan een tool met goede tijdzone-ondersteuning.
Zoho Bookings en Calendly bieden dit standaard. Voor wie betalingen wil accepteren, moet helaas upgraden.
De gratis versies zijn vooral geschikt voor het plannen van afspraken, niet voor transacties. Waar kun je deze tools het best kopen? Je downloadt ze direct via de officiële websites. Geen tussenpersonen nodig. Klik op 'gratis aanmelden' en je bent binnen enkele minuten actief.
Probeer verschillende tools uit en kijk welke het beste bij je past. De meeste bieden een proefperiode voor betaalde plannen, zodat je kunt opschalen als je groeit.